L’Association Sociale et SAnitaire de Gestion (A.S.SA.GE.) recrute pour son Dispositif Institut Thérapeutique Educatif et Pédagogique situé à TROYES (10000).
Secrétaire de direction (H/F)
à temps plein en CDI
Présentation de la structure :
Les établissements du Dispositif ITEP accueillent des enfants orientés par la MDPH qui présentent des difficultés psychologiques et des troubles du comportement. Les modalités d’accueil permettent d’apporter des réponses de proximité adaptées aux situations d’enfants et d’adolescents dans la perspective d’un soutien à leur intégration en milieu ordinaire.
Missions :
L’Assistante de Direction a pour mission principale d’appuyer la direction dans la gestion administrative, organisationnelle et relationnelle afin d’optimiser le fonctionnement de la structure. Elle assure la coordination et le suivi des dossiers, facilite la communication interne et externe, et contribue à la fluidité des opérations en anticipant les besoins et en garantissant le respect des procédures. Véritable interface entre la direction et les différents interlocuteurs (équipes, partenaires, institutions), elle joue un rôle clé dans la bonne organisation et l’efficacité de l’établissement.
- Participer aux travaux de direction ;
- Gérer les aspects administratifs et RH liés aux salariés de l’établissement ;
- Participer à la gestion financière et administrative des services dont il a la responsabilité ;
- Mettre en place et suivre les outils de contrôle liés à l’activité.
Vous aurez en charge de :
Assurer la gestion du secrétariat
- Planifier et organiser les réunions ;
- Réaliser le traitement des documents informatiques en accord avec la direction ;
- Réaliser diverses tâches administratives ;
Participer aux travaux de direction
- Participer aux réunions du CODIR ;
- Participer et contribuer à la mise en œuvre tous les travaux institutionnels en lien avec la direction de l’établissement ;
Gérer les aspects administratifs et RH liés aux salariés de l’établissement
- Participer au processus de recrutement des salariés en lien avec la direction ;
- Participer à l’intégration des nouveaux ;
- En cas de modification d’un élément contractuel, procéder à la rédaction de la fiche avenant en lien avec la direction ;
- Participer au processus de sortie des salariés en lien avec la direction ;
- Préparer tous les éléments pour la mise en œuvre de la paye ;
- Veiller aux obligations en termes de sécurité et de santé au travail ;
- Rédiger les courriers divers, notes de service, notes d’informations internes à l’établissement ;
- Organiser et suivre les demandes RH en vue d’assurer la continuité du service ;
- Etre appui à la gestion des plannings et absences du personnel ;
- Diffuser et veiller au respect des différentes procédures.
Participer à la gestion financière et administrative des services
- Suivre et gérer de la caisse de l’établissement en adéquation avec le suivi du cahier de caisse ;
- Préparer et transmettre tous les justificatifs comptables ;
- Assurer un suivi et une gestion des biens de l’établissement mis à disposition des salariés dans le cadre de leurs fonctions.
Mettre en place et suivre les outils de contrôle liés à l’activité
- Assurer le suivi administratif des activités en lien avec les emplois du temps des intervenants et signaler toutes atypies à la direction;
- Concourir aux renseignements des indicateurs relatifs à ses prérogatives.
Assurer une communication interne et externe en lien avec la direction
- Diffuser des informations et communications internes et externes auprès des équipes ;
- Centraliser et suivre la boîte mail institutionnelle ;
- Relever et transmettre les courriels reçus et/ou assurer une réponse rapide et adaptée selon les consignes ;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de l’établissement ;
- Gérer les supports de communication institutionnels (affichages, site internet, etc.).
Assurer la fonction de référent informatique et numérique de l’établissement
- Administrer les droits d’accès et gestion des comptes;
- Centraliser les demandes et difficultés concernant les outils informatiques de l’établissement ;
- Assurer l’interface avec les prestataires techniques ;
- Assurer une formation de prise en main des outils et assistance des équipes à l’utilisation des outils numériques ;
- Assurer une veille sur les innovations technologiques utiles à l’établissement.
Participer au processus d’admission des usagers
- Participer au suivi de la liste d’attente et à l’admission des usagers via « trajectoire » ;
- Organiser les rendez-vous avec les familles ;
- Constituer et mettre à jour le dossier de l’usager sur le logiciel « IMAGO »
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des usagers en lien avec les partenaires;
Autres activités
- Organiser l’accueil et le suivi administratif des stagiaires ;
- Représenter l’établissement à la demande de la Direction dans le champ de ses compétences ;
- Organiser des évènements internes et externes (formations, manifestations, réceptions).
Participer à la vie institutionnelle de l’établissement, aux activités de recherches, de formation et d’information
- Participer à des actions de formation ;
- Participer aux travaux institutionnels ;
- Contribuer à la dynamique de l’établissement et à la mise en œuvre des projets
Profil :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme BTS assistant de manager, DUT Gestion des entreprises et administrations ou équivalent;
- Une expérience minimum de 2 ans est exigée.
Capacités :
- Vous avez le sens de l’observation, de la réflexion ;
- Vous savez maitriser les écrits professionnels ;
- Vous avez le sens de l’écoute, des responsabilités, d’une aisance relationnelle ;
- Vous avez la capacité à travailler en équipe, en partenariat ;
- Vous savez analyser les situations, coordonner l’activité et organiser le travail au quotidien ;
- Vous maitrisez les outils informatiques ;
- Vous disposez du permis de conduire
Avantages du poste :
Participation de l’employeur à la Mutuelle prévoyance santé ;
Œuvres sociales ; Aide au logement ;
Véhicule de service pour les déplacements professionnels ;
Programmation :
Travail du lundi au vendredi ; Repos le week-end ; Travail en journée ;
Congés trimestriels, 5 semaines de congés payés, accord 39 h avec 24 jours de repos supplémentaires ;
Type d’emploi :
Contrat : CDI Temps plein Catégorie : Non Cadre
Salaire : C.C.N.T. 1966 – La rémunération est fixée selon la grille conventionnelle en vigueur « technicien supérieur ». La reprise de l’ancienneté est calculée selon les dispositions de la CCNT + indemnité mensuelle métiers socio-éducatifs.
Salaire Brut avec 2 ans d’ancienneté : 2 156,50 €
Date limite des candidatures : 28 Février 2025
Date de début prévue : 10 Mars 2025
CV et lettre de motivation à envoyer à Madame Emilie ZIEBA, directrice du DITEP et à Madame Sandrine BERNARD, DRH de l’ASSAGE par mail à recrutement.danton@assage.org ou par courrier à ITEP Home Plein Espoir – 7 Rue des Martyrs de la libération à MERY SUR SEINE (10170).